Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных ООО «Арма Торг Групп» (далее — Политика) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных.

1.2. Политика определяет основные принципы, цели, условия и порядок обработки персональных данных, категории субъектов персональных данных, состав обрабатываемых персональных данных, меры по обеспечению их безопасности, а также права субъектов персональных данных и порядок их реализации.

1.3. Политика применяется ко всем персональным данным, которые ООО «Арма Торг Групп» получает и обрабатывает как оператор персональных данных, независимо от способа их получения и формы обработки.

1.4. Политика распространяется, в том числе, на обработку персональных данных посредством сайта ООО «Арма Торг Групп» в сети Интернет: https://armatorggroup.ru .

1.5. Политика является общедоступным документом и размещается на сайте Оператора в сети Интернет для обеспечения неограниченного доступа к ней.

1.6. Политика может пересматриваться и актуализироваться при изменении законодательства Российской Федерации, используемых информационных систем, способов обработки персональных данных, состава обрабатываемых данных либо иных существенных условий обработки.

2. Сведения об операторе персональных данных

2.1. Оператором персональных данных является:

2.2. Оператор осуществляет обработку персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации и несёт ответственность за организацию обработки персональных данных и обеспечение их безопасности в пределах, установленных законодательством.

2.3. Ответственное лицо за организацию обработки персональных данных назначается Оператором отдельным распорядительным документом.

3. Основные понятия

3.1. В настоящей Политике используются понятия в значениях, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

3.2. В частности:

• Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу.
• Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования.
• Оператор — ООО «Арма Торг Групп».
• Субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся персональные данные.
• Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц.
• Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или кругу лиц.
• Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) уничтожаются материальные носители персональных данных.

4. Принципы обработки персональных данных

4.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе.

4.2. Обработка персональных данных осуществляется в отношении конкретных, заранее определённых и законных целей.

4.3. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора.

4.4. Объём и содержание обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки.

4.5. Оператор принимает меры для обеспечения точности, достаточности и, при необходимости, актуальности персональных данных.

4.6. Персональные данные не хранятся дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации либо договором.

4.7. При достижении целей обработки персональные данные уничтожаются либо обезличиваются, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

5. Категории субъектов персональных данных

5.1. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов:

• посетителей сайта;
• лиц, направляющих обращения и заявки через сайт;
• потенциальных клиентов;
• представителей и работников организаций — клиентов и потенциальных клиентов;
• контрагентов и представителей контрагентов;
• физических лиц, участвующих в договорных отношениях с Оператором;
• лиц, сведения о которых предоставлены Оператору в рамках законных оснований обработки;
• участников проектов, отзывов, фото- и видеоматериалов — при наличии соответствующих законных оснований;
• работников Оператора и иных лиц, обработка персональных данных которых осуществляется в рамках деятельности Оператора.

5.2. Оператор не осуществляет намеренный сбор через формы сайта специальных категорий персональных данных, предусмотренных законодательством Российской Федерации, если необходимость такой обработки отдельно не установлена законом или иным законным основанием.

5.3. Оператор не осуществляет сбор биометрических персональных данных через формы обратной связи сайта.

6. Категории и состав обрабатываемых персональных данных

6.1. В зависимости от конкретной цели обработки Оператор может обрабатывать следующие персональные данные:

6.1.1. При обращении через сайт

• фамилия, имя, отчество — если предоставлены субъектом;
• имя;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• город;
• сведения о компании и должности — если предоставлены;
• сведения о требуемом оборудовании;
• сведения о задаче и технических требованиях;
• содержание обращения;
• сведения из приложенных документов, фотографий, чертежей и технических заданий;
• сведения об источнике обращения;
• технические сведения, необходимые для функционирования сайта и защиты информационных систем.

6.2. При дальнейшем взаимодействии с потенциальным или действующим клиентом Оператор может обрабатывать сведения, необходимые для ведения взаимоотношений, подготовки коммерческих предложений, расчётов, заключения и исполнения договоров.

6.3. В CRM-системе могут формироваться и храниться сведения о:

• лидах;
• контактах;
• организациях;
• коммерческих возможностях;
• задачах;
• истории взаимодействия;
• заявках и обращениях;
• коммерческих предложениях;
• документах и файлах, предоставленных субъектом;
• источниках привлечения;
• иных сведениях, необходимых для соответствующих целей обработки.

7. Цели обработки персональных данных

7.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных для следующих целей:

7.1.1. Обеспечение функционирования сайта

• предоставление доступа к сайту;
• обеспечение работоспособности функций;
• обеспечение безопасности;
• предотвращение злоупотреблений и несанкционированного доступа;
• техническая поддержка.

7.1.2. Обработка обращений и заявок

• получение заявок на оборудование и услуги;
• рассмотрение обращений;
• уточнение параметров задачи;
• подготовка расчётов;
• подготовка коммерческих предложений;
• связь с заявителем;
• предоставление информации по запросу.

7.1.3. Подбор и расчёт оборудования

• анализ требований заказчика;
• определение подходящего оборудования;
• подготовка технических решений;
• расчёт стоимости;
• подготовка предложения по поставке, комплектации, монтажу или сервисному обслуживанию.

7.1.4. Ведение взаимоотношений

• ведение CRM;
• сохранение истории взаимодействия;
• постановка и исполнение задач;
• подготовка документов;
• организация коммуникаций;
• сопровождение продаж;
• сопровождение проектов.

7.1.5. Заключение и исполнение договоров

• заключение договоров;
• исполнение договорных обязательств;
• оформление сопроводительных документов;
• взаимодействие с контрагентами;
• бухгалтерский и налоговый учёт;
• исполнение требований законодательства.

7.1.6. Защита прав и законных интересов

• защита имущественных и иных законных интересов;
• рассмотрение претензий;
• разрешение споров;
• подтверждение фактов взаимодействия;
• защита от мошеннических и иных противоправных действий.

7.1.7. Аналитика и улучшение сайта

• анализ посещаемости;
• оценка эффективности страниц;
• выявление технических ошибок;
• улучшение структуры и содержания сайта;
• анализ пользовательского взаимодействия.

7.1.8. Рекламная деятельность

• организация рекламных кампаний;
• оценка эффективности рекламных размещений;
• настройка рекламных аудиторий;
• анализ источников обращений.

7.1.9. Информационные и рекламные сообщения

При наличии отдельного согласия субъекта Оператор может использовать предоставленный адрес электронной почты для направления рекламных и информационных сообщений.

7.1.10. Публикация материалов проектов

• сведения о реализованных проектах;
• фотографии;
• видеоматериалы;
• отзывы;
• рекомендательные письма;
• наименования организаций;
• логотипы;
• иные материалы, связанные с выполненными проектами.

8. Правовые основания обработки персональных данных

8.1. Обработка персональных данных осуществляется при наличии одного или нескольких оснований, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ и иными федеральными законами.

8.2. В зависимости от цели обработки такими основаниями могут являться:

• согласие субъекта персональных данных;
• необходимость обработки для заключения или исполнения договора;
• необходимость исполнения обязанностей, установленных законодательством;
• необходимость осуществления и защиты прав и законных интересов Оператора или третьих лиц;
• иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

8.3. Если обработка осуществляется на основании согласия, Оператор обеспечивает возможность подтверждения факта его получения.

8.4. Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных документов и информации в случаях, когда это требуется законодательством.

9. Получение персональных данных через сайт

9.1. Персональные данные могут предоставляться субъектом самостоятельно посредством:

• форм обратной связи;
• формы «Получить расчёт»;
• электронной почты;
• телефонной связи;
• иных каналов связи, размещённых на сайте;
• направления файлов и документов.

9.2. При заполнении формы заявки пользователь предоставляет Оператору только те сведения, которые необходимы для обработки соответствующего обращения и достижения заявленной цели.

9.3. Обязательные поля формы обозначаются непосредственно в интерфейсе соответствующей формы.

9.4. Если предоставление персональных данных или согласия необходимо для обработки обращения, непредоставление таких данных может привести к невозможности обработки обращения.

10. Обработка персональных данных в CRM

10.1. Для организации работы с обращениями, потенциальными и действующими клиентами Оператор использует CRM-систему на базе EspoCRM.

10.2. CRM используется для регистрации обращений, ведения лидов, контактов, организаций, коммерческих возможностей, задач, истории взаимодействия и сопровождения клиентов.

10.3. Доступ сотрудников к персональным данным предоставляется с учётом их должностных обязанностей и необходимости выполнения соответствующих функций.

10.4. Оператор применяет разграничение прав доступа к информационным системам и персональным данным.

10.5. CRM-система размещается на инфраструктуре, используемой Оператором для обработки данных.

10.6. При привлечении третьих лиц к обработке персональных данных Оператор принимает меры для документального определения поручаемых операций, целей обработки, состава данных, требований конфиденциальности и безопасности.

11. Получение сведений из открытых источников

11.1. В рамках работы с потенциальными клиентами Оператор может получать и обрабатывать сведения о представителях организаций и контактных лицах из законно доступных источников.

11.2. К таким источникам могут относиться официальные сайты организаций, опубликованные реквизиты, открытые корпоративные страницы и иные источники, доступ к которым осуществляется законным способом.

11.3. Сам факт размещения сведений в сети Интернет не означает автоматически, что любые действия с такими сведениями допускаются без соблюдения требований законодательства о персональных данных.

11.4. Оператор не использует для формирования клиентской базы приобретённые нелегальные базы персональных данных.

11.5. Полученные из открытых источников сведения используются только для законных целей и в пределах соответствующих правовых оснований.

12. Передача персональных данных третьим лицам

12.1. Оператор может предоставлять персональные данные третьим лицам в случаях, когда это необходимо для исполнения договора, выполнения требований закона, достижения заявленной цели обработки, обеспечения работы информационных систем, защиты прав Оператора либо при наличии соответствующего согласия.

12.2. В зависимости от конкретной цели обработки к обработке технических, аналитических или иных данных могут привлекаться используемые Оператором сервисы и поставщики информационной инфраструктуры.

12.3. В инфраструктуре сайта и CRM могут использоваться:

• Beget — хостинг и серверная инфраструктура;
• EspoCRM — CRM-система;
• Яндекс Метрика — веб-аналитика;
• VK — рекламные и аналитические инструменты, если они подключены;
• иные сервисы, фактически подключённые Оператором.

12.4. Оператор не передаёт в системы веб-аналитики имя, номер телефона, адрес электронной почты и иные сведения из форм заявок в качестве данных, предназначенных для аналитической идентификации пользователя.

13. Локализация и место хранения персональных данных

13.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации Оператор осуществляет запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.

13.2. Основная серверная инфраструктура сайта и CRM Оператора размещается на территории Российской Федерации.

13.3. При изменении используемой инфраструктуры Оператор принимает меры для соблюдения требований законодательства Российской Федерации о локализации персональных данных.

14. Сроки обработки и хранения персональных данных

14.1. Персональные данные обрабатываются и хранятся в течение срока, необходимого для достижения соответствующей цели обработки, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации или договором.

14.2. Срок хранения определяется с учётом цели обработки, характера взаимоотношений с субъектом, требований законодательства, необходимости исполнения договора и защиты прав и законных интересов Оператора.

14.3. После достижения целей обработки либо наступления иных законных оснований для прекращения обработки персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

14.4. Конкретные сроки хранения по отдельным категориям персональных данных устанавливаются внутренними документами Оператора.

15. Уничтожение персональных данных

15.1. Оператор принимает меры по уничтожению персональных данных при достижении целей их обработки либо при наступлении иных предусмотренных законом оснований.

15.2. Уничтожение осуществляется способом, исключающим возможность дальнейшего использования персональных данных, с учётом используемого способа обработки и носителя информации.

15.3. Если законодательством предусмотрена обязанность продолжить хранение определённых сведений, соответствующие данные не уничтожаются до истечения установленного срока хранения.

16. Защита персональных данных

16.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного и случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

16.2. В зависимости от характера и объёма обработки применяются:

• разграничение прав доступа;
• аутентификация пользователей;
• защищённые каналы связи;
• безопасность серверной инфраструктуры;
• резервное копирование;
• защитное программное обеспечение;
• контроль действий пользователей информационных систем;
• обновление программного обеспечения;
• выявление и устранение уязвимостей;
• организационные меры по обеспечению конфиденциальности;
• обучение и информирование работников;
• иные предусмотренные законодательством меры.

16.3. Оператор определяет актуальные угрозы безопасности персональных данных и принимает меры с учётом характера обработки и возможного вреда субъектам персональных данных.

16.4. Доступ работников к персональным данным предоставляется в объёме, необходимом для выполнения ими должностных обязанностей.

16.5. Работники, получившие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать требования конфиденциальности и безопасности.

17. Использование файлов cookie и веб-аналитики

17.1. Сайт может использовать технические cookie, необходимые для его функционирования.

17.2. Сайт также может использовать технологии веб-аналитики, включая Яндекс Метрику, для анализа посещаемости и пользовательского взаимодействия с сайтом.

17.3. Необязательные инструменты аналитики подключаются с учётом предоставленного пользователем согласия в случаях, когда такое согласие требуется.

17.4. Подробные сведения о применяемых cookie и технологиях аналитики содержатся в отдельной Политике использования файлов cookie .

18. Рекламные и информационные сообщения

18.1. Оператор может осуществлять рекламную деятельность посредством Яндекс Директ, рекламных инструментов VK и иных рекламных систем, подключённых Оператором.

18.2. Использование рекламных систем осуществляется в соответствии с применимым законодательством Российской Федерации.

18.3. Направление рекламных и информационных сообщений по электронной почте осуществляется при наличии соответствующего законного основания.

18.4. Согласие на получение рекламных сообщений по электронной почте является отдельным от согласия на обработку персональных данных, необходимого для обработки заявки.

18.5. Субъект вправе потребовать прекращения обработки персональных данных для целей прямого маркетинга.

19. Права субъектов персональных данных

19.1. Субъект персональных данных имеет право:

• получать сведения об обработке его персональных данных;
• получать доступ к своим персональным данным;
• требовать уточнения персональных данных;
• требовать блокирования или уничтожения персональных данных в предусмотренных законом случаях;
• отозвать согласие на обработку персональных данных, если обработка основана на согласии;
• возражать против обработки в случаях, предусмотренных законодательством;
• требовать прекращения обработки для целей прямого маркетинга;
• обжаловать действия или бездействие Оператора;
• осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

20. Порядок обращения субъекта персональных данных

20.1. Для реализации своих прав субъект персональных данных может направить обращение Оператору:

20.2. В обращении рекомендуется указать:

• фамилию, имя, отчество;
• контактные сведения для направления ответа;
• содержание требования;
• сведения, позволяющие идентифицировать соответствующие отношения с Оператором;
• документы или сведения, подтверждающие основания обращения, если их предоставление необходимо.

20.3. При необходимости Оператор принимает меры для идентификации заявителя в целях предотвращения предоставления персональных данных ненадлежащему лицу.

20.4. Ответы на обращения предоставляются в сроки и порядке, установленные Федеральным законом № 152-ФЗ.

20.5. Информация о наличии персональных данных и доступ к ним предоставляются в сроки, установленные законодательством.

20.6. При подтверждении неточности или неактуальности персональных данных необходимые изменения осуществляются в сроки, установленные законодательством.

21. Отзыв согласия

21.1. Если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия субъекта, субъект вправе отозвать такое согласие путём направления соответствующего обращения Оператору.

21.2. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до его отзыва.

21.3. После получения отзыва Оператор прекращает обработку персональных данных, основанную исключительно на соответствующем согласии, если отсутствуют иные законные основания для продолжения обработки.

22. Инциденты и нарушения безопасности

22.1. При выявлении неправомерной обработки персональных данных Оператор принимает меры по её прекращению и устранению последствий.

22.2. При выявлении фактов неправомерной или случайной передачи персональных данных Оператор действует в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

22.3. Оператор обеспечивает внутренний порядок выявления, документирования и реагирования на инциденты информационной безопасности.

23. Ответственность

23.1. Работники и иные лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации, настоящей Политики и внутренних документов Оператора.

23.2. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о персональных данных, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

24. Заключительные положения

24.1. Настоящая Политика действует бессрочно до утверждения новой редакции.

24.2. Изменения в Политику вносятся при необходимости с учётом изменения законодательства, организационной структуры, используемых информационных систем, целей обработки и иных существенных условий.

24.3. Новая редакция Политики подлежит опубликованию на сайте Оператора.

24.4. Если отдельные положения Политики будут признаны недействующими или не подлежащими применению, это не влияет на действительность остальных положений.

24.5. Во всём, что не урегулировано настоящей Политикой, Оператор и субъекты персональных данных руководствуются законодательством Российской Федерации.

25. Реквизиты Оператора